Chancen 2012: Drei Schritte zum effizienten Dokumentenmanagement

Gerd Rüsse, Konzernstratege der TA Triumph-Adler GmbH, Marktführer im Managed Document Business, erklärt, welche drei Schritte 2012 im Dokumentenmanagement von Kostendruck zu Effizienzsteigerung und Ressourceneinsparung gegangen werden sollten.

20.12.2011. Der Kostendruck an allen Fronten wird auch 2012 weiter zunehmen: Davon ist Gerd Rüsse überzeugt. Vor allem der Mittelstand wird es sich nicht erlauben können, Sparpotenziale ungenutzt zu lassen. Nicht anders die Behörden: Die öffentlichen Haushalte sind auf allen Ebenen in einer prekären Lage und die Bürgerinnen und Bürger erwarten zu Recht sparsames Wirtschaften in den Verwaltungen.

Der Konzernstratege sieht im zunehmenden Kostendruck Chancen, die leicht genutzt werden können. Drei Schritte, so Rüsse, führen zu den Zielen Effizienzsteigerung und Ressourceneinsparung:

1. Transparenz schaffen
Ein erster Schritt für ein verbessertes und effizienteres Dokumentenmanagement ist die Analyse von Workflows, der Geräteinfrastruktur sowie aller direkten und indirekten, insbesondere auch der administrativen Kosten. Rüsse: „Wer hier Transparenz schafft, wird später die richtigen Entscheidungen treffen. Denn erst auf einer validen Grundlage lassen sich sinnvoll und signifikant Kosten sparen.“

2. Prozesse analysieren
Ein zweiter wichtiger Schritt ist die Analyse: Welche Prozesse müssen papiergebunden laufen? Mit der Digitalisierung werden Prozesse sicherer, ist der Stratege überzeugt: „Fehler in der Ablage werden vermieden, Kosten gespart und Mitarbeiterressourcen geschont: Denn aufwendige Dokumentensuche kostet Geld und Zeit.“

3. Umweltanalyse durchführen
„Green IT“ – für viele nicht mehr als ein Schlagwort. „Dabei schlummert hier echtes Potenzial“, erklärt der erfahrene Manager. Die Fragen lauten hier: Wo lässt sich Strom sparen? Wo Müll vermeiden? Wo Verbrauchsmaterial einsparen? Wo kann auf langlebige Komponenten umgestellt werden?

Gerd Rüsse fasst zusammen: „Wer Transparenz schafft, Prozesse und Umweltauswirkungen analysiert, ist einem effizienten, kostensparenden und ressourcenschonenden Dokumentenmanagement drei große Schritte näher gekommen.“ Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung im Document Business beim Marktführer TA Triumph-Adler empfiehlt er die Zusammenführung unterschiedlicher Systemkomponenten samt individueller Wartungsverträge in ein einheitliches Dokumentenmanagement, bei dem ein homogener oder auch heterogener Gerätepark einheitlich organisiert und gewartet wird. Mit KIRK, dem Managed Print Konzept mit integrierten Hardware-, Software- und Servicemodulen, hat TA Triumph-Adler 2011 ein Instrument entwickelt, das erhebliche Effizienzpotenziale auszuschöpfen vermag, die sonst übersehen oder gar übergangen werden. Die Initiative Mittelstand hat das überzeugt und KIRK als IT-Innovation des Jahres ausgezeichnet. Das Managed Print Konzept ist Teil der Managed Document Services, bei denen das Traditionsunternehmen mit Sitz in Nürnberg seit Jahren Marktführer ist. Rüsse betont, dass das Effizienzpotenzial weniger in den Geräten als vielmehr in den Prozessen des Dokumentenmanagements liege. Diese zielführend zu analysieren, entsprechende Lösungen zu erarbeiten und zu implementieren – das laufe am besten auf einen Partner für das gesamte analoge und digitale Dokumentenmanagement hinaus.

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Bildlink: Gerd Rüsse
Bildunterschrift: Gerd Rüsse, Konzernstratege der TA Triumph-Adler GmbH

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Über die TA Triumph-Adler GmbH
Im Document Business ist TA Triumph-Adler der Spezialist. Das Unternehmen analysiert und berät Geschäftskunden individuell und realisiert den effizienten Document-Workflow. Sowohl in papier- als auch in elektronischer Form und mit nachhaltigem Service. Mit über 208.000 installierten Systemen bei mehr als 35.000 zufriedenen Endkunden und mit 115 Jahren Erfahrung im „Document-Business“ ist der Konzern Marktführer in Deutschland. Über 400 eigene Document-Consultants sowie 500 eigene System-Supporter garantieren flächendeckenden Service. Der Konzern ist über 10 rechtlich selbstständige so genannte "Solution Center" (GmbH´s) an mehr als 50 deutschen Standorten sowie international für seine Kunden vor Ort. TA Triumph-Adler bietet ganzheitliche und einzigartige modulare Lösungskonzepte (Hardware = TOM „Total Output Management“; Service = JAMES; Software = DIDO „Digital Document Organisation“, Asset- u. Systemmanagement = "KIRK" ). Das Unternehmen ist Vollsortimenter in den Bereichen Druck, Fax, Kopie, Scan, DMS und MDS und verfügt mit der TA Leasing GmbH über einen eigenen Finanzdienstleister, der den Unternehmenskunden nahezu jede Form der Finanzierung ermöglicht. Mit der spezialisierten TA Triumph-Adler Corporate Consulting GmbH betreut der Document Spezialist national und international aufgestellte Großkunden. Mit der TA Triumph-Adler Professional Services GmbH garantiert der Konzern innovative Servicelösungen und -dienstleistungen. Die TA Triumph-Adler GmbH erzielte im Geschäftsjahr 2009 mit 1.285 Mitarbeitern (davon rund 150 Auszubildende) einen Umsatz von 287,5 Mio. Euro. Die Gesellschaft übernimmt mit der Triumph-Adler Stiftung „Triumph für Kinder“ (Kto.: 5260500, BLZ: 76040061) sozial- und gesellschaftspolitische Verantwortung, fühlt sich dem Schutz der Umwelt verpflichtet und folgt einer effizienten und umfassenden Corporate Governance. Sitz der GmbH ist Nürnberg.

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